IIBA-（Techniques 02）: 待办事项管理（Backlog Management）

待办事项列表用于记录、跟踪和确定剩余工作项的优先级。

当工作量多于能处理的能力时，就会产生待办工作和积压工作，例如文档、工作方案、用例，计划、设计、风险、客户订单、维修工作等等，工作无论做还是不做，就在哪里等着你去完成。并不是所有的内容都罗列到一个大的列表中，而是根据先工程的性质进行不同的分类，再放置列表的内容。规则类，用户类，需求类，设计类，操作类，维护类等等，这样工作会有多个待办事项列表。

待办事项管理用于记录待办的工作，设置工作的优先顺序，跟踪工作的完成情况，表中的条目越多，代表未完成的工作越多，需要投入的时间和工作量越大。同时，列表中的每一项，都需要不停的进行沟通、工作量评估、不停的进行变更和更新优先级，以满足项目干系人日益增长的需求和需要。

当然用软件管理起来是最轻松的，所有人都可以进行优先级别的维护。即便如此，手里还是需要一份自行设计的，即开即用的文件，要不当外地出差，网络条件不好的情况下，非常尴尬。软件管理的一个弱点是，都是按照单个项目来进行操作的，你不可能同时在一个屏幕中看到所有项目的情况，可以分开多个窗口，但切换实在是太不方便了。

所以，除了用软件管理以外，我在实际工作中会变换另外一种形式，用电子表格进行项目的日常跟踪和项目监控。第一个标签页是工作日志，每天的主要工作都记录在里面。第二个标签页是TBD（ToBeDetermined），未完成工作列表，相当于待办事项管理，每天更新，做完即隐藏。第三个标签页是经验记录，有比较好的内容会记录在里面。第四个标签页是风险跟踪表。第五个是项目管理办公室（PMO）项目跟踪表，记录所管辖的所有项目的里程碑、绩效和重点工作。第六个是财务跟踪表，记录主要成本和合同付款情况。第七个是针对某一个具体项目的概要需求跟踪表。具体的内容根据具体的项目和工作要求进行设立。总之，经过这七个主要的工作表，将日常主要的工作都管理起来。

使用这样的表格有很多好处，显而易见的是知道每天工作做了什么，那些还没有做，没有做的优先级是什么样的，项目风险有哪些。对于项目管理办公室所监控的项目组合、项目集和项目的主要进展和主要状况是什么都比较清楚。有的时候项目跟踪表同时管理超过十个项目，包括前期跟踪的，正在进行的，我不可能记住所有项目的工作细节以及项目之间的关系，只有通过不停的记录项目的状况，总结，改进。除了自己正在进行的项目，其他项目也要定时关注一下，这样在单独的会议前看一下，便可知每一个项目的当前进展，与客户沟通起来就容易多了。这也是为什么我的笔记本，笔用的特别多的一个原因之一，事情特别多，不记录就记不住。

插一句，待办事项管理的记录和变更，也是为了忘记这件事，就和我现在写文字一样，写下来的目的就是为了忘记，一样的。

还有一个好处是，项目的人员都是复用的，而人员能力和时间安排，又是特别不容易调配的，用待办事项管理的时候，可以在所有项目视野中进行人员调配，安排好工程人员，同时也安排好自己的精力和时间。记录的另外一个好处是，有的时候可以记录客户那非常不经意的需要，经过总结，这可能就是新项目的机遇。

有利肯定也有弊，确实占用了一些时间来维护这样一个表格，不过养成习惯以后，日常的维护工作并不是那么大，但益处是非常明显的。特别是在中国的公司中，技术和管理都是混合的，所以还要分配好时间去关注一些技术细节，审查各个待办事项的具体工作。

因为有了待办事项管理，才会真正将工作调理化，也不会丢失工作，要不凭什么能力把事情做好，同时又吃又玩的？工作和玩都要专心，为什么累？工作时候不专注，玩的时候放不开。

Sometimes, when your daily work becomes a habit, the benefits are obviously. The more important is the works are not the simple work, all works integrate together, keep them clear, keep them simple. Of course，there haven’t good idea to finish all your work, it need good time management and hard working.